Viime aikoina olen saanut kunnian ja ilon työskennellä tapahtuma-alan ykköskaartilaisen, Kati Kuusiston, kanssa. Kati on tapahtuma-alan asiantuntijatoimisto Kuusisto& Partnersin toimitusjohtaja. Aloitin viime viikolla myös asiantuntijana Katin yhteistyökumppaniverkostossa.

Olen nyt pysähtynyt tapahtuma-alan strategiatyössä niiden ytimen äärelle. Lähes kymmenen vuoden tuottaja-kokemukseni antaa toki itselleni vahvan pohjan ymmärtää tapahtumia ja myös sitä miten niitä järjestetään.

Tapahtumat kattavan terminä laajan valikoiman erilaisia tilaisuuksia. Ne saattavat yhteen joukkoja ihmisiä eri taustoista. Tapahtumat voivat teemoiltaan ja sisällöiltään olla sosiaalisia, kulttuurisia, urheilullisia, liiketoiminnallisia ja koulutuksellisia. Niissä verkostoidutaan, tehdään hyvää, koetaan elämyksiä, pettymyksiä ja liikutusta. Tapahtumat voivat olla paikallisia, maakunnallisia, kansallisia ja kansainvälisiä.

Jokaisen tapahtuman, niin pienen kuin suuren, järjestäminen vie aikaa. Se vaatii ennakkosuunnittelua, budjetointia, viestintää, markkinointia, paikan valintaa ja logistiikan hallintaa. Jokaisessa tilaisuudessa ja tapahtumassa on tärkeää määrittää sen tarkoitus, kohdeyleisö sekä miettiä joka kohdassa miten osallistujien asiakaskokemusta voidaan parantaa.

Mieleeni nousee kolme tärkeää kysymystä tapahtuman järjestämisen suhteen.

Keneen ja miten tapahtumalla halutaan vaikuttaa? Halutaanko myydä markkinoille ilmestyneitä tuotteita vai saada festivaaleille mahdollisimman iso kävijämäärä. Tällä on iso merkitys, kun mietitään näiden kohderyhmien saavutettavuutta.

Mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan? Hyväntekeväisyystapahtumalla tietenkin toive on kerätä mahdollisimman paljon varoja kun taas urheilutapahtumassa asiakkaiden toivotaan kokevan elämyksiä ja kuluttavan rahojaan oheispalveluihin ja fanituotteisiin. Mitä valintoja siis tulee tehdä, että näin tapahtuu? Kohdeyleisönsä tunnistaminen on avainkysymys.

Sitoudutaanko tavoitteisiin? Tapahtuman järjestäminen vaatii aikaa, vaivaa ja rahaa. Asiantuntijuus, omien ideoiden esiintuominen ja pieteetti näkyy aina viivan alla. Oli siellä viivan alla sitten euroja tai tunteiden herättämistä. Ne molemmat luovat muistoja joko suvun valokuvakirjaan tai siihen, että samat ihmiset kokoontuvat seuraavaankin tilaisuuteen, festivaaliin tai tapahtumaan.